Van eerste stappen tot handige tools om overzicht te houden
Een van de eerste vragen die zich aandient zodra de verloving een feit is, is niet romantisch maar praktisch: wat mag deze dag eigenlijk kosten? Voor het ene stel is een ruim budget vanzelfsprekend, voor het andere staat een bescheiden bruiloft juist voorop. Beide zijn prima uitgangspunten, maar zonder een helder budget wordt de organisatie al snel onoverzichtelijk. Uit het Nationaal Trouwonderzoek blijkt dat Nederlandse stellen gemiddeld zo’n 18.000 euro uitgeven aan een complete bruiloft, een cijfer dat vooral als richtpunt dient, niet als norm.
Begin bij het gesprek, niet bij het bedrag
Voordat er een concreet bedrag op papier komt, is het verstandig om eerst met elkaar te bepalen wat de bruiloft moet uitstralen en wat daarin echt onmisbaar is. Dat gesprek voorkomt dat het budget wordt vastgesteld op basis van een vaag gevoel, en zorgt ervoor dat geld straks terechtkomt waar het voor jullie het meeste waarde toevoegt.
Een bruikbare manier om dit gesprek te structureren is door onderscheid te maken tussen musts en wishes. Eisen zijn de onderdelen die niet ter discussie staan: de droomlocatie, een specifieke fotograaf, of juist een uitgebreid diner. Wensen zijn waardevolle toevoegingen die het budget wat luxer maken zodra er ruimte voor is, maar die bij een krapper budget als eerste kunnen worden geschrapt. Door deze twee categorieen vooraf te scheiden, blijft het budget behapbaar zonder dat de dag aan betekenis inboet.
Een richtlijn voor de verdeling
Zodra de wensen en eisen helder zijn, is het tijd om het totaalbudget te verdelen over de verschillende onderdelen. Onderstaande verdeling is een veelgebruikt uitgangspunt, waarbij de eigen prioriteiten uiteraard leidend blijven:
- 40% locatie, ceremonie, receptie, diner en feest
- 15% weddingplanner
- 12,5% styling, inclusief bloemen, aankleding en verhuurmateriaal
- 10% trouwkleding
- 10% fotografie en/of videografie
- 5% ringen
- 5% drukwerk
- 2,5% overige kosten
Deze percentages zijn geen wet, maar wel een handig vertrekpunt om te toetsen of de geplande uitgaven realistisch in verhouding staan. Houd daarnaast altijd een buffer aan voor onvoorziene kosten, vrijwel elke bruiloft kent posten die vooraf niet waren begroot.
Met welke tools houd je overzicht?
Een budget opstellen is een ding, het gedurende de hele organisatie overzichtelijk houden is minstens zo belangrijk. Een aantal manieren die daarbij helpen:
Een spreadsheet in Excel of Google Sheets – De meest directe methode, en voor veel stellen ook de meest flexibele. Door per categorie een geraamd en werkelijk bedrag bij te houden, zie je in een oogopslag waar het budget onder of boven verwachting uitvalt. Google Sheets heeft als voordeel dat beide partners tegelijk en vanaf elk device kunnen bijwerken.
Budget-apps specifiek voor bruiloften – Er zijn verschillende apps ontwikkeld die specifiek zijn toegespitst op trouwbudgetten, met vooraf ingedeelde categorieen, herinneringen voor betalingen en soms zelfs een koppeling met een leverancierslijst. Voor stellen die liever niet zelf een systeem opzetten, is dit een laagdrempelige tussenoplossing.
Een gedeelde rekening of potje – Naast het overzicht in cijfers werkt het voor veel stellen prettig om een aparte spaarrekening te openen voor de bruiloft. Dat maakt inzichtelijk hoeveel er daadwerkelijk beschikbaar is, los van de rest van de financien.
Een weddingplanner – Voor stellen die liever geen tijd steken in spreadsheets en categorieen, is het uitbesteden van het budgetbeheer een reele optie. Een weddingplanner brengt niet alleen ervaring mee in het realistisch inschatten van kosten, maar heeft doorgaans ook vaste prijsafspraken met leveranciers, wat in de praktijk voordeliger kan uitpakken dan zelf onderhandelen.
Hulp nodig bij het bepalen van jullie budget?
Een realistisch en goed verdeeld budget is de basis van een bruiloft zonder financiele verrassingen. Kom je er liever niet alleen uit, of wil je het budgetbeheer volledig uit handen geven? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
